Baza dugovanja i potrazivanja za SZR

Pozdrav svima. Vlasnik sam male samostalne zanatske radnje pa bih zeleo da olaksam sebi pisanje racuna i upisivanje dugovanja/potrazivanja u kartice. Ovo sve radim starinski olovkom na papir pa nekad ne upisem dugovanja/potrazivanja i posle mi treba vremena da sve pohvatam.
Nov sam u access-u i procitao sam par tutorijala i napravio bazu koja treba jos da se razvija. Trenutno sam zapeo oko izvestaja. Napravio sam formu za pregled dugovanja/potrazivanja po kupcima i lepo radi ali mi se ne svidja kako izgleda u formi. Vise mi se svidja kako izgleda u izvestaju ali nikako ne mogu da uradim da mi u izvestaju prikaze podatke za odredjenog kupca nego mi pokazuje podatke za svakog kupca. Molio bih par saveta kako da to sam odradim a ako ne uspem zamolicu nekoga sa foruma da mi odradi.
Okacio sam bazu da pogledate.

Uspeo sam. Iskoristio sam kod iz nekog primera sto sam nasao na forumu. Kad opet zapnem obraticu se ovde. Pozdrav.

Sada bi hteo da dopunim bazu sa formom za pisanje racuna. Razmisljao sam da za to koristim dve tabele. Jedna ce sadrzati: broj racuna, naziv firme, datum izrade racuna i datum prometa usluga, a druga tabela: broj racuna, opis usluge, r.b., j.m., kolicina, cena, cena*kolicina i ukupna cena.
Da li su dovoljne dve tabele ili ce trebati vise i kako da ih odredim ako ne valja kako rasmisljam?

Ne valja kako razmisljate. Najprije morate opisati realni sistem i glavne procese koji se u njemu javljaju i medjusobnu uslovljenost procesa. Zatim za svaki proces podprocese koji se javljaju u njima. Pa ako se i u tim podprocesima javljaju opet neki podprocesi i njih, sve dok ne dodjes do procesa koji se ne mogu dalje razloziti. Ta faza se zove funkcionalno modelovnje. Zatim se za svaki od tih zadnje dobijenih procesa uocavaju entiteti koji ucestvuju u tim procesima i njihova medjusobna povezanost-relacije. Najprije se uocava dominantni entitet pa se oko njega uocavaju podredjeni i nadredjeni entiteti.Za svaki entitet se pronalaze atributi koji ga opisuju. Medju njima se trazi onaj atribut ili skup atributa koji jednoznacno opisuje zapis -primarni kljuc. Ako medju njima ne postoji takav kandidat onda se dodjeljuje vjestacki kljuc. Kandidati koje smo uocili tad mogu ostati kao alternativni kljucevi koje treba indeksirati zbog brze pretrage. Neki entiteti ce se javljati u vise procesa.To je informaciono modelovanje
Tek tada se prelazi na fazu koju ste Vi zapoceli- aplikativno modeliranje. I u njemu postoji mnostvo pravila.
Medjutim nije sve tako pravolinijski, najcesce se desav da tek kad krenete i uradite mnogo u aplikativnom modelovanju uocite propusteno pa se morate vratiti na pocetak i mjenjati. Veliku pomoc pruzaju case alati ali ono sto je odlucujuce za ostvarenje cilja je znanje i iskustvo onoga ko analizira, modelira bazu i realizuje aplikciju. Nije uopste lak posao i zahtjeva mnogo prethodnog ucenje, mnogo vjezbe i mnogo stresa. Ako ste spremni za sve to neka je sa srecom. Ali trebalo bi se najprije kroz literaturu upoznati sa svim tim.

Potpis

Sve sam fino smislio...
Još samo da propadne. :-)

Hvala na savetima. Poceo sam od pocetka i video gde sam pogresio. Trenutno imam dva problema.
1. Nikako ne mogu, u formi gde pisem racune, da u unbound text boxu dobijem sumu kolone Iznos koja se nalazi u sub-formi. Probao sam da u contol source upisem = Sum([Iznos]) ali mi kao rezultat daje neke bezvezne brojeve.
Probao sam i sa upitom. Kad otvorim samo upit on mi izbaci podatke kako treba. Za svaki broj racuna mi prikaze sumu kolone Iznos vezanu za taj broj racuna ali ne znam kako da povezem taj upit sa text boxom da dobijem ono sto mi treba.
2. Kako da mi se text box Broj Racuna automatski resetuje kada krene nova godina? Ubacio sam kod da se broj racuna automatski uveca za +1 kada u combo boxu izaberem kupca i to radi.

Odgovor na prvo pitanje je u primeru,a za drugo pitanje odgovor bi bio sledeci:Za svaku novu poslovnu godinu pravis novu bazu (BackEnd) i dodajes joj u nazivu godinu recimo baza2015,baza2016 itd. Znaci kopiras bazu2015,preimenujes u baza2016 i obrises sve podatke vezane za racune,a komitente(klijente,kupce kako god hoces) ostavljas. Naravno treba prebaciti dugovanja,uplate i ostalo.

Potpis

Jednog dana...

Hvala. Znaci nikako ne moze da se u jednoj bazi cuvaju podaci za svaku godinu? U tabeli Fakture imam polje Godina Fakture koje bi sluzilo kod kasnije pretrage po broju racuna jer bih imao racune sa istim brojem iz razlicitih godina pa da ih odvojim po godinama u pretrazi.

Može naravno. Tada u bazi za većinu tabela držiš i kolonu godina. Za neke tabele je onda opravdano koristiti i složeni ključ tipa: DokumentID (AktivnaGodina+TipDokumenta+MestoNastanka + Brojac).

Ovo što je Slobodan predložio je najčešća praksa. Razlog je što se u knjigovodstvu nakon zaključenja fiskalne godine (završni račun) podaci arhiviraju i odlažu, a nakon izvesnog perioda "izručuju". I što je još važnije, baza ne raste neograničeno.

Potpis

https://mzahorjanski.wixsite.com/mzahorjanski
https://www.fiverr.com/miroljubzahorja?up_rollout=true
https://www.youtube.com/@miroljubzahorjanski

Ja sam pausalac, nisam u obavezi da vodim knjige. Ovu bazu pokusavam da napravim da bih olaksao sebi pisanje racuna i upis u finasijsku karticu. Posto racune pise i moj otac, koji se ne razume u baze, najbolja opcija mi je da se broj racuna automatski resetuje na broj 1 svake nove godine. Nasao sam kod na netu koji radi ali samo kada promenim godinu dok je forma za pisanje racuna otvorena. Kada promenim godinu dok baza nije otvorena nece da resetuje broj racuna.
Kod je vezan za combobox event on_change kojim se bira kupac.
= Nz(Dmax("[Br_Fakture]", "[Faktura]", Format(Datum_Fakture, "yyyy") = Format(Date, "yyyy")), 0) + 1

Uspeo sam da napravim bazu prema mojim potrebama i da sadrzi samo ono sto mi je potrebno. Sve super funkcionise ali sam primetio jednu gresku. Da li je to bag Accessa ili moja greska nemam pojma ali sam danas primetio.
Imam query koji mi u datasheet view-u izlistava kupce (ili dobavljace) kojima je ukupan saldo > 0. Primetio sam kada kliknem na neko polje gde su brojcane vrednosti u to view-u da mi se izgubi zapeta izmedju hiljada i stotina (primer 23,212.00). To mi je cudno i ne znam zbog cega se desava ali je veci problem sto mi kod jednog dobavljaca u saldu stoji stanje 0.00 Stanje i jeste 0 ali query ne bi trebao da prikaze tog dobavljaca jer dugovanje je <=0 Kada kliknem u polje saldo za tog dobavljaca prikaze mi broj 9.09494701772928E-13

U QueryStanjeKupciDobavljaci, u redu Criteria za polje Saldo stavi uslov >0. Tada se neće pojavljivati sporna firma sa 0,00.
Broj 9.09494701772928E-13 se ne pojavljuje. Verovatno se to dešavalo u varijanti kada si menjao formatiranje u polju Saldo za taj query i upotrebljavao format Scientific. Inače budi dosledan, pa ako u taj zadnji query staviš formatiranje Stabdard, Decimal Places 2, onda to uradi svuda, počevši od tabela.

Potpis

https://mzahorjanski.wixsite.com/mzahorjanski
https://www.fiverr.com/miroljubzahorja?up_rollout=true
https://www.youtube.com/@miroljubzahorjanski

Nisam lepo objasnio. U formi QueryDugovanjaDobavljaci mi se javlja to da mi prikazuje saldo 0.00, konkretno za dobavljaca Polyseal. U filteru za tu formu sam stavio da mi prikazuje samo saldo veci od 0 ([sumofpotrazuje]-[sumofduguje]>0).
E sad kada postavim kursor na saldo tog dobavljaca, koji je 0.00, on se promeni i umesto 0.00 mi prikazuje 9.09494701772928E-13
Citajuci po netu sam video da je to do zaokruzivanja pa tako nije cista 0 nego neka ko zna koja decimala.

Da li je sad bolje? Mislim da sa podacima nešto nije bilo kako treba. Podigao sam Field Size u tabelama na Decimal 18, a potom vratio na Double Standard 2. Čini mi se da je problem nestao. Zaokruživanje sa Round() je potrebno ako množiš i deliš. Ovde je čisto oduzimanje i sbiranje brojeva sa dve decimale.


U tabelama Faktura-Detalji i Porofaktura-Detalji ti ne treba Iznos. To se računa u upitima i izveštajima.

Potpis

https://mzahorjanski.wixsite.com/mzahorjanski
https://www.fiverr.com/miroljubzahorja?up_rollout=true
https://www.youtube.com/@miroljubzahorjanski

Sad sam stigao da probam. Super je. Hvala

PS.
Upravo sam video da su se u tim promenama izgubile sve decimale, tj. sve su .00

Žrtvovao sam podateke da bi dobio željeno stanje. Nemam vremena da eksperimentišem. Probaj sad da unosiš neke nove podatke da vidiš kako se ponaša. Ako ne ide, onda napravi bazu (tabele) od početka uz primedbe koje sam ti dao. Potom polako seli formu po formu i izveštaj po izveštaj.

Potpis

https://mzahorjanski.wixsite.com/mzahorjanski
https://www.fiverr.com/miroljubzahorja?up_rollout=true
https://www.youtube.com/@miroljubzahorjanski