Šta je bitno kad tražim računovođu?

Pravio sam ja bazu u Access-u i povezivao je sa Word-om pa sam odatle automatski štampao ugovore, ali je problem proveriti da li je sve dobro uneto u bazu, jer baza ne razmišlja o tačnosti unetih podataka :)

Blue82, nadam se da nisi jedini racunovodja u firmi od 250 zaposlenih? Po svim mojim shvatanjima tu ima posla za 3 racunovodje sa punim radnim vremenom.

---

Radnika ima blizu od 250-300 zavisno od perioda (sezonski poslovi).
Na toliku firmu dolaze dva coveka u sektoru racunovodstva i 2 coveka u sektoru finansija. Ja nisam bas racunovodja vec finansijski direktor, i rukovodim finansijama i racunovodstvom posto su te 2 funkcije veoma povezane posto ne mozes drzati finansije u malom prstu ukoliko ne poznajes racunovodstvo. Jednostavno moras znati koji podatak da potrazis na kom kontu, kako se sta knjizi i zasto u globalu, jer jedino tako mozes da dodjes do nekog podatka koji te zanima vezanog za poslovanje, kao i da iskontrolises logicnost podatka koji su ti referenti prezentovali. Godinama uz te ljude naucio sam dosta toga i mogu reci da vladam racunovodstvom, mada ne poznajem ga u detalje. Moj posao je da citam zakone, informisem se i skrecem paznju na iste kolegama iz racunovodstva a na njima je da iste detaljno prouce i odgovore mi na sve moje sumnje i nekad glupa a nekad pametna pitanja.

Ljudi je veoma malo, radi se po 11h dnevno 5 dana u nedelji i jos 6h subotom. Naravno tih 11h je prosek i nije se jednom dogodilo da odem na posao za 7h ujutru a vratim se kuci u 20h sledeceg dana.
Ali to je posao kod privatnika, i protiv toga se tesko boriti.

Dodatni problem je sto se firma bavi svim i svacim i svake godine je sve veca i veca. Trgovina, ugostiteljstvo, inzenjering, izgradnja stanova, visoki i niski napon, izdradnja elektropostrojenja po sistemu kljuc u ruke, . Nasi komitenti su rezidenti i nerezidenti tako da moramo poznavati kako domace tako i inostrane zakone posto su poslovi kojima se bavimo veoma skupi i nije lako izgubiti 500.000 eur zato sto si prevideo da u stranoj zemlji neki deo zakona nije usaglasen sa nasim.

Za racunovodje je to nocna mora, jer racunovodja mora da poznaje citav proizvodni proces da bi mogao da razume kako firma zaista radi, sta cemu sluzi i sta kako moze da knjizi. Sta da ti kazem kad smo pre 3 meseca dobili tender i za izgradnju nadgrobnih ploca :)
Sva iskljucenja struje po citavoj Srbiji (popularno nazvani kontrola mernih mesta) su nasi ljudi, svi ozbiljniji radovi na izgradnji javne rasvete po zemlji su nasi radovi. Elektrovojvodina ne moze da izvrsi vecinu ozbiljnijih radova bez angazovanja nas i jos 3 nasa konkurenta. Ima perioda kada nam je poreska kontrola po 3 meseca u firmi i onda 3 meseca treba ih opsluzivati. To je strasno. Poslednju pit kada su bili gledali su svu dokumentaciju 2 ipo meseca i na kraju otisli nenasasvi nista. Nisu prosle ni 3 nedelje stigla je druga ekipa. Ja sam se poceo zezati sa njima govoreci im da su sigurno promasili firmu jer samo sto nam je zavrsena kontrola a oni kazu da nije greska, vec da su ih poslali kao reviziju prethodne kontrole , posto sumnjaju da smo potplatili prethodne posto nista nisu nasli. Hteo sam plakati od muke. Onda su i oni cesljali iste knjige puna 2 meseca i opet nista nisu nasli. Ali to oduzima vreme, zivce i resurse.

Ne treba da znas zasto, nego gde se knjizi.
Pitanjem zasto se bave oni koji donose propise.



Ne vidim zasto bi to zanimalo racunovodju? Kao sto rekoh, postoji set pravila, set konta, stavova, kontrastavova i zdravo. Svako izmisljanje tople vode, analize proizvodnog procesa od strane racunovodja, tendera i uopste petljanje u stvari koje ga ne bi trebalo da ga zanimaju vode u haos.

---

Pa nije bas tako. Evo ti jadan banalniji primer. Kada racunovodji stigne racun i na njemu pise kupljen... pa neki naziv on mora da zna sta je to sto je kupljeno. Da li je to deo za automobil dakle rezervni deo, ili je upitanju osnovno sredstvo, ili je upitanju materijal, ili je upitanju... Kako ces ti ako ne znas o cemu se radi da zakljucis da li na to npr placas PDV ili da odemo jos u detalje kako ces ti da znas koje je mesto troska na koje ces knjiziti tu kupovinu ako ne znas na koji magcin da ga knjizis? A to ce se sutra odraziti na to kada te ja pitam da izracunas rentabilnost odredjenog gradilista npr. ti ces ili reci paaaaaaa.... ili ces mi dati neki netacan podatak posto ce ti sva troskovna mesta biti izmesana. I onda cemo svi biti u problemu kad ja kazem vlasniku da zapravo nemam pojma koliko je prihoda taj posao doneo, ali rekao bih odoka da smo morali zaraditi barem 300.000 jer puno se radilo.



Vlo povrsno gledas na to. Zakonodavac donosi propisani kontni okvir, koji samo najgrublje moguce propisuje gde se sta treba knjiziti. Svako preduzece dodatno detaljno razradjuje taj kontni okvir otvaranjem svoje subanalitike konta koja moze da ide u beskonacnost. Kako ce izgledati ta subanalitika to zavisi od osobe koja mozga u tom preduzecu, i koja ce da postavi subanalitiku onako, da ona odgovara njegovim potrebama ili potrebama specificnosti posla, tako da veoma brzo i lako moze da sagleda aspekte poslovanja koji su njemu bitni.

Nigde zakonski nije propisano da knjizenje nekog ulaza npr ne moze da se knjizi direktno na trosak. Ali ako to uradis tako, onda vise nemas nikakvu kontrolu troskova i to je propust racunovodje.

Evo ti plastican primer. Kada sam poceo da radim zatekao sam sledece stanje: Firma radi sa velikim brojem banaka. KOd barem 10 banaka u tom trenutku smo imali razlicite kredite. Kako ucestvujemo na tenderima velike vrednosti za svaki tender se traze bankarske garancije. U 4 banke imamo odobrenu kreditnu liniju za bankarske garancije u vrednosti od 1.000.000,00 eur. U svakom trenutku imamo aktivno ko 70 garancija. Neke se gase a nove se izdaju. Po svakoj garanciji se naplacuju naknade, u nekoj banci tromesecno, u nekoj mesecno a u nekoj unapred za odredjeni period. Banke po ugovoru same sebi skidaju naknade. Svakog dana sa racuna se skida odredjeni iznos za te naknade a to su tadasnje kolege sve knjizile direktno na trosak na jedan jedini konto. Kada sam zatrazio podatak koliko nas kostaju garancije kod odredjene banke nisu mi mogli dati odgovor. Kada sam pitao ko kontrolise koliko iznose naknade koje banka skidaju kao i ko kontrolise kamate po kreditima, odgovor je bio da oni plate koliko im banka posalje. Banka ne gresi, to se njima automatski obracunava. Onda smo uveli da se racunovodja pred kraj meseca mora da ukalkulise vrednost kamate (ukalkulise znaci da je obracuna unapred i knjizi), a kada stigne bancin obracun onda se on knjizi na odgovarajucem kontra kontu, i ta 2 konta moraju da se zatvore na kraju meseca tj da im je saldo 0. Ako nije, neko je pogresio, racunovodja ili banka. Utvrdjene su mnogobrojne nepravilnosti bankarskih obracuna. Nisu bili veliki ali na tu kolicinu ukupan iznos bude veliki. To je nesto sto ne moras da radis zakonski, ali ako si i malo pametan to ces uraditi. Za sve mora da postoji knjizenje obaveze i troska, nikako da se knjizi direktno na trosak sto je praksa velikog broja racunovodja jer to je brze. Drugacije im oduzima vreme a zakon se postuje. Ali to ne valja.

Na slican nacin smo uhvatili radnika koji je vrsio placanja, da od svake plate sebi uplati jos pola a cesto i jos jednu celu svoju platu. Racunao je na to da ima puno radnika pa se to ne izvodu nece primetiti. Ali nije znao da se pravilnim knjizenjem to vidi, jer kada sam posle godinu dana uvideo da se odgovarajuci konto nije zatvorio vec postoji neslaganje (sto on nije znao, posto drugi radnik knjizi obracun a ovaj uhvaceni knjizi promene sa izvoda), nalozio sam da se detaljno utvrdi razlika, i posle 2 nedelje cesljanja svih plata i blagajni isplacenih u toj godini ustanovili smo da je sebi uplati 1.500.000 dinara vise. Lepse receno ukrao 1.500.000 dinara.

Opet sam bespotrebno otisao u sirinu. Racunovodja mora da zna zasto se nesto knjizi bas tako kako se knjizi a ne samo da pronadje konto, i mora da zna zasto je potrebno promenuti neko knjizenje ukoliko to uoci, jer niko se nije prepametan rodio, pa kada napise proceduru za odredjeni posao da je to najpametnija procedura ikad smisljena. Kada god naidjemo na neki problem koji uvidimo u toku rana, menjamo kontni plan u okvirima koje je propisao zakonodavac naravno. Ako me ista nervira u Srbiji to je odgovor da nesto radi tako kako radi zato sto je to tako i njegov prethodnik radio ili zato sto on to tako radi vec 100 godina unazad. To je nepoznavanje sustine posla. Ako si prethodnih 100 godina nesto radio pogresno, zasto to ne bi promenio 101-ve godine kada si uvideo problem?




_{[Ovu poruku je menjao Blue82 dana 31.10.2014. u 22:17 GMT+1]}

I jos kratko, sad ce kraj godine i pravice se zavrsni racun.
Jedna od stavki u zavrsnom racunu je npr da se mora iskazati rezervisanje za garantni rok. Dakle za svaki posao za koji si dao garanciju moras rezervisati odredjeni procenat od vrednosti ugovora za nedaj Boze havariju i iz tih sredstava bi se izvrsila popravka. Kada bi ti napisao u dinarima ukupnu vrednost svih tih ugovora sasvim sam siguran da je ti ne bi znao izgovoriti. Evo ja priznajem, zaista ne znam da izgovorim tako veliki broj. Iznos te stavke direktno utice na poslovni rezultat tj da li ces poslovati sa dobitkom ili gubitnom i racunovodja preko njega moze da nastima rezultat kakav zeli. Sta mislis kada bi on sopao vrednosti na cega bi to licilo. On mora da procita svaki ugovor i da zna sta znaci davanje garancije za npr izgradjenu Toplanu, a sta znaci davanje garancije za ulicnu rasvetu, a sta znaci davanje garancije na zidne plocice u nekom objektu. Za svaki od njih se ne angazuje isti procenat zastitinih sredstava, za neke se iznos moze smanjivati (npr za kontrolu mernih mesta se moze smanjiti vrednost za vrednost uradjenih radova) a za izdradnju cevovoda ne moze. Dakle racunovodja i te kako mora da zna sta je to tamo uradjeno, da li je posao koji se obavlja u nekom kontinuitetu ili se uradi od jednom, koliki je rizik posla, kolike su moguce stete itd itd.

Koliko vidim neki zamisljaju da racunovodje treba da znaju samo da je zbir dugovne i potrazne strane pri knjizenju uvek 0. Samo se drzis tog principa dvojnog knjigovodstva i sve ti se kaze samo...

@Blue82

Moras da sedneš svima na grbaču i propratna dokumentacija mora da bude perfektna. Znači za svaki ekser koji se uzima iz magacina mora da se zna za koji projekat ide.
Pre svake nabavke mora da se pravi "Zahtev za nabavku" da se odobrava i zna za šta se nabavlja. Dobavljači na računu moraju da unose broj "Zahteva za nabavku". (naziv dokumenta nije bitan)
Sa ovim lako uporediš da li ti je dobavljač fakturisao nešto što mu nije ni poručeno ili je promenio cenu ili ...

Materijal mora da ti ima finansijsku klasifikaciju. Tako se prilikom unosa šifre materijala čuju magacioner i računovođa i dogovore se na koju klasifikaciju materijal ide.
Kod sličnih stvari magacioner neće ni zvati knjigovođu nego će sam odrediti klasu. Posle je lako odrediti na koji konto ide utrošak materijala.

Morate imati softver koji pored konta ima barem još 4-ri analitičke kolone. Ja standardno koristim pored konta kolonu za partnera i projekat. Skoro sam dodao i nešto što sam nazvao vrsta poslovne promene.
Recimo tekuće račune vodim kao partnere. Mene ako pitaš kolika je provizija banke na tom i tom tekućem računu ja mogu da ti kažem.
Kolonu projekat koristim za projekte ali i za kredite. U kolonu partner stavim banku, a u kolonu projekat stavim kredit. I eto čaš izveštaja:
- koliko kredita imamo kod te banke
- koliko kamate smo platili po kreditu
- ...

Ja radim mnogo manje firme od tvoje. Ali recimo imam analitiku za poreski bilans. Kada mi dodje račun koji treba da se prikaže u PB-u u nekom redu ja to stavim pod određeni projekat.

Sve u svemu vi morate da investirate u ozbiljan erp. Zaboravi na to pravio si u MS A. I ja pravim ali to je s****** i nije to nivo koji je potreban tvojoj firmi.
Da imate ozbiljan softver za ljudske resurse tih 250 usklađivanja bi ste mnogo lakše odradili zato što bi podaci već postojali u njemu iz razloga unosa prilikom prijave novog radnika ili sklapanja novog ugovora.

Pozdrav.

---

Sve je jasno. Vi morate da imate PDV stručnjaka, stručnjaka za porez na dobit i stručnjaka za porez na dohodak, pravnike .... Te oblasti moraju da znaju u detalje, a usput da poznaju i druge oblasti kako bi mogli da uskaču po potrebi.

Samo je ovo sve teško objasniti gazdama da moraju da izdvoje još koju desetinu K EUR godišnje.

Pozdrav.

---

Naravno @gosha, ja uvek kazem da smo mi najomrazenije odeljenje u svakoj firmu. Svi drugi mogu da radi sta hoce (prvenstveno komercijala) a mi smo tu da trcimo za svima njima, da im sedimo na grbaci i teramo ih da rade po pravilima. Za sve mora da postoji dokument, ono sto pise u racunaru nije validno za bilo kakvu kontrolu ili sudski spor, jedino se priznaje ne tacna dokumentacija, vec original dokument.

Priblizava se kraj meseca, obracunamo koliko bismo morali platiti PDV-a i ako je prevelik teramo nabavku da kupuje da bi se povecao nas odbitni PDV i obaveza za PDV smanjila na neku racionalnu meru. 2 dana pre predaje PDV-a stizu fakture sa neispravnim nazivom firme. Mi smo registrovani kao NekoIme d.o.o. Beograd a oni salju fakture na NekoIme d.o.o. Nepazljiv racunovodja ce to knjiziti, odbiti se PDV-a a poreznik ce to osporiti i podneti prijavu za utaju poreza. Kljuc u bravu ili kljuc pred bravom bi bio epilog, a neko bi rekao pa mi se tako zovemo. Ne zovemo se, zoves se onako kako si prijavljen za PDV i nikako dugacije.

Onda im se takve fakture vracaju a svi drugi su nezainteresovani jer oni su nabavili robu. Pa jesu prodali ali nisu izvrsili osnovni cilj i jos su napravlili stetu jer se nismo oslobodili PDV-a a zarobili smo te pare u robi i jos treba platiti tim dobavljacima, znaci dupla steta. Sa svima se moras svadjati, bezbroj puta im vracati dokumente, zahtevati originale i sl. Borba protiv vetrenjaca ceo zivot.

Blue82..pretpostavljam da si direktor privtne firme?Pitam,posto po pitanju ovog citata

to zakljucujem jer u drzanoj firmi,ovo nema pojma,sleng iz Šumadije.

Lavlja jazbina, nema to veze sa vlasnistvom, evo recimo ja to sve sto je naveo radim tako kako ne treba. Zasto? Zato sto meni odgovara da odradim onaj minimum posla koji zakon propisuje za sat-dva dnevno i da za to uzmem neku minimalnu zaradu, ili malo nesto preko, a to jos vise trenutno odgovara firmi. Kada bih ja znao za svaki ekser gde je otisao i za minut mogao da izvucem bilans svakog projekta, onda bih i ja sedeo nad papirima 11 sati dnevno i trazio 1.000 e platu, sto trenutno nije niti u mom interesu, niti u interesu firme. Racunovodstvo po definiciji podrazumeva vodjenje podataka radi izrade izvestaja za potrebe poreske uprave sa jedne strane i za potrebe vlasnika i menadzmenta sa druge strane. Pri tom je obim poslova za ove druge mnogo veci nego za ove prve. Svako preduzece se nalazi pred izborom dva oprecna zahteva - ili ce imati jeftinije racunovodstvo i poslovanje delom zasnovano na poverenju i povrsnim procenama, ili skuplje racunovodstvo i poslovanje u potpunosti zasnovano na preciznim i azurnim izvestajima. Naravno, moguca je i treca varijanta - mnogo para a malo muzile...

---

Ma ima.Idi korak unazad.Odakle knjigovotstvu recimo podatak da su svi lap topovi na broju ? Pa od popisne komisije koja na listama stavi 1,ili 0.
Recimo da se jos uzme u obzir sitan inventar ili osnovna sretstva.To u drzavnim firmama je haos,u njegovoj bi verovatno bio revizor koji bi tu nepravilnost
ispravio dok se u drzavnim pegla pa ispada da je potreban bas ekspert da sve to skocka.

Nisam bas razumeo pitanje, ali odgovor je DA, racim u privatnoj firmi, ne mojoj nego za privatnika.

Sto se tice eksera svaki ekser se zna gde je. Ne bukvalno ekser serijskog broja EK 12545659 ukucan ugredu broj 21254... vec se ekseri trebuju u velikim kolicinama (mislim da su upitanju kutije), i zna se da je za potrebe odredjenog magacina uradjena medjuskladisnica kojom se odredjeni broj kutija odnosi u magacin vezan za posao za koji je potreban.

Kada se radi popis niko ne broji jedan po jedan ekser vec se oni mere. Zna se tezina jednog eksera, izmeri se otvorena kutija i dobije se 98% tacan iznos preostalog broja eksera.

Sto se tice racunara, kada se kupi odredjeni racunar, on se mora racunovodstveno provuci kroz knjige i knjiziti kao osnovno sredstvo. U svakom trenutku se zna koliko ima racunara, a njihov broj se moze smanjiti npr posle popisa kada se utvrdi kvar ili lom ili kada tehnicko lice zaduzeno za odrzavanje racunara posalje pisani nalog da se odredjeni racunar rashoduje bilo zbog kvara ili starosti.

I posto spominjes revizora, nezavisni revizor je naravno prisutan prilikom svakog popisa. On po slobodnom nahodjenju u bilo kom trenutku moze da zatrazi ( i uvek to radi) od predsednika centralne popisne komisije da mu se daju na uvid popisne liste, i da mu se uzivo pokaze bilo koja prebrojana stavka sa liste, kako bi izvrsio kontrolu napisanog.

I nezavisni kao i predsednik popisne su interni revizori,to je sto se tice privatnika.Cak i tu stanje je sutra promenjivo i ako su u dilu to se moze posle nekog (?)perioda utvrditi.
U drzavnoj firmi tu je i eksterni revizor koji kontrolise ova dva ,ali to vec izlazi iz okvira ovog topica a nije ni za forum.Sta hocu da kazem,nije uopste lose imati iskustvo u takvim da kazem "drzavnim gigantima"gde je haos.

Ma da! Popise prave ili nadgledaju i carinski / finansijski inspektori. A ni ovi iz MUPa nisu od raskida. Banke salju svoje ljude ili placaju agencije za te popise.... I na kraju, kad firma pukne - nigde nista. Sve prazno, cista virtuala. Nema sanse da izvuces 100 eura!

Normalno, sve to nema nikakve veze sa osnovom ove teme - kako izabrati spoljasnjeg saradnika - knjigovodju za malu firmu. Ono u smislu, vec otvorio 2-3 preduzetnicke radnje i sad mu je inspektor trazio da otvori bar jednu krstenu firmu.

---