Unos scan-a u bazu podataka

U firmi, kolege i ja radimo sa nekom aplikacijom za evidentiranje uplata, isplata, pisanje raznih predracuna, racuna i sl. koju sam napravio sa svojim skromnim znanjem accessa Sve to sljaka uz povremena podesavanja. Pored svega, mi smo i dalje u obavezi da cuvamo svaki pisani dokument, fax i dr. sto nam stigne od klijenata a polako nam se sve to gubi iz kontrole, tj lako se desi da zagubimo po neki papir i posle nam se to `obije` o glavu.
Sada ponovo kolege dodjose na ideju da napravim nesto gde bi mogli da svaki pristigli dokument skeniramo i arhiviramo u racunaru, vezan za komintenta.
Kontam da mi treba tabela gde cu upisivati broj komintenta (a ostatak cu vuci iz baze komintenata), vrsta dokumenta (koju vucem iz tabele vrste dokumenata) i sam objekat. Pretpostavljam da objekat treba biti OLE object ali nikako na formi ne uspevam da dovedem u vezu skener i samo upisivanje u bazu skeniranog documenta niti , ako uspem da preko nekog makroa startuje photoshop, posle skeniranja da isti dokument upisem – usnimim u tabelu.


Svaka pomoc je dobrodosla i hvala unapred

Scanner ne moze direktno da posalje sliku u Access. Dokument skenirajte i to ce vam dati neki fajl. Taj fajl posle moze sa cut/paste da ide u Access. U Windows folderu gde je fajl, odaberite fajl (ne otvarajte), zatim Ctrl C, onda to u Access formu sa Ctrl V. To je sve.

Moze i komplikovaniji put. Skeniranje i kreiranje fajla kao i u prvom slucaju. Otvoris Access formu, pa klik na dugme ili InsertFormFile pa se odna pomocu Open Dialog Box pronadje fajl i unese u Access.

Mnogi ce na forumu preporuciti da uopste fajlove ne unosis u Access tabelu, nego da pamtis samo path do svakog fajla. Moze i to. Problem je kad ima mnogo fajlova, kako obezbediti da su imena unique i kako obezbediti da neko ne obrise fajl. Dzaba ti pokazivac na faj ako fajla nema na disku.

:-)

Da, varijanta copy paste je odlicna, i ja cu se snaci, ali sa mojim kolegama ce tek biti tesko. Zato sam i planirao da to automatizujem, prvenstveno zbog zastite brisanja. Sto se tice unique imena, svi pripadajuci fajlovi ce na pocetku imati broj komintenta kome pripadaju.
Ukoliko bi se odlucio za putanju do fajla, kako se ista upisuje i definise u okviru tabele/polja? Da li se pozivanjem fajla iz putanje, isti otvara (recimo u nekom programu za pregled photosa)?

Sve u svemu moras da biras izmedju dva losa resenja
Prvo je da sam fajl smestis u bazu preko OLE a drugi je da ga smestis u neki folder a u bazu samo putanju do fajla. Prvo resenje je lose jer ces vrlo brzo "napumpati bazu" kada u nju smestas slike. Drugo resenje je lose jer ti se moze desiti da imas "pokazivac" a da fajl fizicki ne postoji. Ipak mi se cini da je ovo drugo resenje manje lose jer postoji nacin da zaobidjes problematiku. Dokument iskenirraj i smesti u neki temp folder koji sluzi samo da inicijalno prihvati fajl sve dok aplikacija ne pocne da upravlja njime. Zatim napisi proceduru u VB-u kojom ces da iz temp foldera kopiras fajl u neki drugi folder gde ces sve sto je iskenirano skladistiti. Ideja je sledeca: pre nego sto pocnes kopiranje unesi i tabelu podatke o fajlu(od koga je primljen, njegovu ekstenziju, datum unosa u evidenciju i sve sto ti moze biti od interesa). Zatim preimenuj fajl po nekom jedinstvenom sistemu (npr SifraKlijenta_Dan_Mesec_Godina_RedniBroj.ext- svakako po poljima koja imas u bazi)
Posto ekstenziju cuvas u bazi kada budes hteo da ponovo pogledas fajl kopiras ga iz foldera gde je trajno uskladisten u neki drugi folder odakle ces ga gledati i vrati mu ekstenziju(sa preimenovanjem fajla i menjanjem ekstenzije natersces i sebe i druge da fajlu pristupaju iskljucivo preko aplikacije a ne direktno). U folder gde trajno skladistis fajlove nema dodavanja fajlova rucno vec iskljucivo preko rutine i isto tako iz njega ne gledas direktno fajlove vec ih kopiras u neki pomocni folder odakle ih otvaras. Imas ShellExecute API koji ce ti koristiti za otvaranje fajlova tako da fajl otvaras opet preko Access-a i to je to otprilike. Jedino o cemu trebas da se pobrines je da niko ne pristupa folderu gde skladistis fajlove izuzev preko aplikacije. To ti je garancija(ako postujete proceduru onda 100%) da fajl koji postoji u bazi zaista postoji i na disku. Imas na netu da nadjes OCX (active X kontrole) koje sluze za rad sa skenerom koje mozes koristiti u Access-u tako da naprimer skeniras dokument iz access-a i sve dalje radis preko aplikacije a ne rucno. Ovo poslednje ti navodim kao resenje gde bi preko kontrole kontrolisao rezoluciju a time i velicinu fajla a takodje i format u kome se dokument skenira(jpg, tiff...). I za kraj bekapuj i bazu i folder gde strajno skladistis fajlove u jednom job-u da bi imao paralelna stanja i u folderu i u bazi. Sve u svemu ima da se pise dosta koda ali niti je nemoguce niti je tesko.

Jos da se nadodam na batalulu.

Ako spremas slike u tablicu u acessu onda ti nje bitno u kojem si ga formatu snimio na disk, jel
access sve slike *.jpg,gif .itd... , pretvara u *.wmf.

Znaci sliku snimaj u wmf pa ces vidjeti koliko su ti velike.

Znaci drugi nacin ti je ipak bolji.