Uredsko/kancelarijsko poslovanje

Evo jos jednog screenshot-a

Odlično izgleda, svaka čast.

Nakon ova 2 screenshota, još je samo ostalo da postaviš cijelu aplikaciju :D

Složio sam model baze vezano za ovaj topic, pa bih Vas molio da malo prokomentirate, te mi date eventualne sugestije.

Da bih Vam malo približio, pokušat ću promentirati neke tabele unaprijed...

tblVrstaDokumenta - preko ove tabele sam milio raščlaniti vrste dokumenta, koje mogu biti: ulazni, izlazni, interni

tblTipDokumenta - ova tabele je vezana sa gore navedenom preko stranog ključa VrstaDokumentaID, a stavio sam je jer određeni ulazni i izlazni dokumenti imaju svoj prefiks u ovom slučaju polje SifraVrsteDokumenta (npr. oznaka za dokument za godišnji odmor je 05, izlazni računi su 08 i tako dalje...), pa bih preko ove tablice htio automatizirati numeriranje dokumenata.

tblKorisnici - napravio sam je zbog budućeg eventualnog mrežnog rada, te mogućnosti širenja aplikacije na još neke oblasti. O sljedećoj fazi ćemo ako uspijem napraviti ovdje nešto suvislo :)

Unaprijed hvala na svim primjedbama/sugestijama/savjetima...

[quote]anjapetar:
Ja sam napravio program koji radi I veoma je jednostavan. Ima sve sto treba: Pretragu, vezanje skeniranih dokumenata za evidenciju I njihovo prikazivanje (pdf ili neki drugi format - nebitno), razvrstavanje dokumenata po saradnicima I pregled gdje je koji document poslat, ..

Djelovodni protokol je samo evidencija primljene I poslate poste I gdje se odredjena primljena posta cuva.


Pozdrav svima,

Odlucila sam da se malo konkretnije pozabavim sredjivanje dokumentacije u firmi gdje radim, jer volim kad je sve sredjeno i kad se zna gdje i kad se koji dokument nalazi. Vidim da je o ovoj temi raspravljano prije vise od 3 god, ali se nadam da ce se neko javiti na ovaj moj post :)

Srecom, javna ustanova u kojoj radim, nema puno dokumenata, izlaznih niti ulaznih. Imamo dva registratora, jedan za ulaznu, drugi za izlaznu postu. Ali knjiga u kojoj vodim tu postu je pogresna. Prema zakonu o vodjenju kancelarijskog poslovanja u BiH, pise da osnovu postu treba voditi u Djelovodniku predemta i akata, je li to isto kao Djelovodnik protokola? Jesu li to iste knjige s istom namjenom, samo malo drugacijeg naziva?

Anjapetar, je li moguce doci do tvog programa za elektronsko vodjenje djelovodnika? Moze li se negdje download-ovati, placa li se? Svidja mi se kako je jednostavan i pregledan.

Nadam se odgovoru. Hvala unaprijed.

Mali dodatak na celu diskusiju.

Mora se razdvojiti posao u pisarnici i posao sekretarice-tajnice. Pisarnica naoko nije uredjen sistem ali nažalost jeste. Ako su pisarnice u državnim organima ceo njihov posao je uredjen pravilnicima - uredbama o kancelarijskom poslovanju. Tu nema odstupanja i mora se raditi strogo po tim pravilima. Ovih uredbi i propisanih pravila se pridržavaju i sve ozbiljne firme a u većini slučajeva i ostale (naravno ima izuzetaka).

Poslovi sekretarice su prilično različiti od poslova radnika u pisarnici i nisu regulisani pravilnicima-uredbama. Tu ima svega i svacega.

Zidar je krenuo sa modelom dobro ali je u nekim delovima izašao iz okvira poslova pisarnice i zbog toga model nije dobar za pisarnicu, možda je OK za sekretarske poslove u nekoj konkretnoj firmi ali svakako ne za opšti slučaj. Modeliranje poslova treba zaokružiti na nivou pisarnice bez mešanja ostali delova i poslova koji se u njima obavljaju.

Poslovi pisarnice:

1. Prijem pristigle pošte-akta (dopisi, zahtevi, fakture....)
1a Skeniranje akta (samo ako ima DMS)
2. Zavodjenje pristigle pošte u delovodnik prema karticama (dopisi jedna kartica, fakture druga...), može biti elektronski
3. Upisivanje u internu dostavnu knjigu (mora biti fizički kjniga!)
4. Dostavljanje na obradu referentu-obradjivaču (fizička dostava, gde se potpisuje interna kjniga)
5. Evidentiranje povratka akta u pisarnicu
6. Ekspedicija-slanje akta eksterno van firme ili arhiviranje ako se ne šalje
7. Čekanje na povratnicu - potvrdu prijema poslatog akta
8. Ponovna dostava na obradu (samo ako je potrebno)
9. Arhiviranje
10. Izuzimanje iz arhive prema zahtevu uz evidenciju izuzimanja
11. Vraćanje u arhivu nakon izuzimanja i razduženje u evidenciji izuzimanja

Za sve ovo što je navedeno postoji elektronska verzija u više modela, zavisno o kojim firmama se radi. Postoji čak i elektronska verzija gde nema knjiga i štampanih dokumenta (skeniraju se na početku i na kraju a sve ostalo je u digitalnom formatu). Postoje i kombinacije.

Iz opisa poslova je jasno vidljivo da to nisu poslovi sekretarice-tajnice i prilično se razlikuju od njih. Morate se odlučiti šta želite: sekretarica-tajnica ili pisarnica, kombinacija nije moguća samo će stvoriti dodatni haos u organizaciji.

Još nešto razdvajanje se odnosi na poslove a ne na ličnost. Moguća je varijanta da jedna te ista osoba obavlja sekretarske poslove i poslove pisarnice.

Pozdrav